בדרך כלל רצוי לבחור בין שלושה לחמישה חברים, תלוי כמובן בהיקף הפרויקט, כאשר אם מדובר במספר רב של בניינים, מומלץ לבחור ביותר נציגים. רצוי כמובן לבחור נציג מכל בנין על מנת לייצר איזונים בין הבניינים ולמנוע חיכוכים מיותרים בעתיד. יש להגדיר את תפקידי וסמכויות הנציגות ולהקנות לה סמכות לסייע ליזם הפוטנציאלי ובעלי הדירות להוציא את הפרויקט לפועל וכן לתת להם סמכויות מוגבלות, לבחירת יועצים מטעם בעלי הזכויות, דוגמת עורך דין, מפקח בניה, יועץ ביטוחי, שמאי ויועץ אדריכלי בפרויקטים מסוימים. ניתן לקבוע כי יועצים מטעם בעלי הזכויות יבחרו באסיפה נוספת של כל בעלי הזכויות. חשוב להגדיר כי הנציגות לא תקבל כל החלטה שהנה החלטה קניינית, שנוגעת לרכושו של יחיד הבעלים, דוגמת שטח דירה, מפרט, כיווני אוויר וכיוצ"ב וכן לא תקבל כל החלטה אשר תשפיע על גובה התמורה אותה מקבל יחיד הדיירים . ניתן גם להגדיר את סוג ואופי ההחלטות המהותיות שבהן הנציגות מחויבת לכנס את כלל הדיירים ולשתפם טרם קבלת החלטה. החלטה מהותית, הנה החלטה שמשפיעה השפעה ישירה וניכרת על תוצרי הליך התכנון, על התמורה הצפויה, על העלויות העתידיות לדיירים בבניין המחודש וכן כל החלטה בעלת השפעה ניכרת על אורח החיים ועל תנאי החיים של הדיירים במהלך הפרויקט ולאחר סיומו. הנציגות אינה מקבלת סמכויות בלתי מוגבלות. חשוב גם להגביל לדוגמא, את סמכותה של הנציגות להאריך מועדים בהסכם, מאחר ולכך יש בהכרח משמעות לגבי מועד סיום הפרויקט ולפיצוי עתידי של יחיד הדיירים בגין איחורים במסירת הדירות. באופן דומה, חשוב להגביל את סמכותה של הנציגות לשינויים בהסכם המקורי, לדוגמא, העברת זכויות היזם בהסכם באמצעות מכירת מניותיו לחברה אחרת. יובהר, כי הנציגות אינה מוסמכת לחתום בשם הדיירים על ההסכם, וכל יחיד בעלים נדרש לחתום באופן אישי. יש גם להגדיר כי הנציגות לא תקבל כל תמורה נוספת ביחס לבעלי הדירה וכי לא תהיה לנציגיה כל אחריות משפטית לגבי פעולות שנעשו בתום לב במסגרת תפקידם, אם אכן היתה נוצרת אחריות שכזאת, אף בעל זכויות לא היה מוכן להיות חבר נציגות. חשוב להבהיר כי רצוי לבחון נציגות ממגוון בעלי הדירות, אם קיימים לדוגמא בקרב בעלי הדירות, שמאים, עורכי דין, רואי חשבון, מהנדסים, מפקחי בניה, רצוי וכדאי לשלבם בנציגות משום שהם ישתמשו במסגרת תפקידם כנציגים, בידע שרכשו בחייהם המקצועיים. חשוב גם לכלול בנציגות את מגוון הצרכים, הגילים, השפות, הדעות על מנת לוודא את מגוון השיקולים והצרכים שיש להתחשב בהם ולהימנע מלייצר מתנגדים וסרבנים, בשל תחושת עלבון או דחיה. ולבסוף, חשוב שהנציגות תכלול בעלי דירות המתגוררים בבניין ומכירים את חיי היום יום ואת סביבת המגורים, כאשר הקשר והמחויבות שלהם לפרויקט הדוק ומחייב יותר, כי הוא בהכרח ישפיע על סביבת המגורים העתידית שלהם, לעומת משקיע פיננסי אשר רכש דירה לצורך השקעה. הנציגות לא חייבת להיות אותה הנציגות המשמשת את הבית המשותף, בפעילותו היומיומית הרגילה בניהול הבניין. מניסיוני רב השנים, הצלחתו של פרויקט תלויה לא מעט בקיומה של נציגות דומיננטית, משתפת ושקופה המקיימת דיאלוג עם כלל בעלי הזכויות וביחד עם היזם דוחפת להוצאת הפרויקט אל הפועל.

לאחר בחירתה של הנציגות, פעולותיה של הנציגות בהכרח ישפיעו על ביצוע של פרויקט איכותי ומדויק :

• הנציגות אוספת ומרכזת מידע בשלבים הראשונים
• הנציגות תגדיר לוחות זמנים עד לשלב החתימה עם היזם
• הנציגות תפגש עם אנשי מקצוע בנוגע לפרויקט.
• הנציגות תציג את המידע בפני כל בעלי הזכויות באופן שוטף גלוי ושקוף.
• הנציגות תאתר בעלי דירות הזקוקים לעזרה מיוחדת, לדוגמא עולים חדשים שאינם דוברי עברית, קשישים, בעלי צרכים מיוחדים ולוודא שהם מעורים ומבינים את התהליך.
• הנציגות תאתר כמה עורכי דין ותציגם לבחירת בעלי הדירות.
• הנציגות תאתר כמה מפקחי בניין ותציגם לבעלי הדירות.
• הנציגות תאתר כמה יזמים פוטנציאלים ורלוונטיים לביצוע הפרויקט, לקבלת הצעות ראשוניות בסיוע עורך הדין שנבחר ולסנן מתוכם קבוצה מצומצמת של יזמים, לנהל איתם משא ומתן ראשוני ולהציג לכלל הדיירים את תוצאות המשא ומתן.
• הנציגות תייצג את בעלי הזכויות בשלבי המשא ומתן לקראת ניסוחו של הסכם פינוי בינוי ביחד עם עורך הדין המייצג.
• הנציגות תסייע  לעורך הדין המייצג להסביר לבעלי הזכויות את סעיפיו השונים של ההסכם לקראת החתימה על ההסכם.
• הנציגות תסייע בשלבי החתימה על ההסכם, להפיג חששות של בעלי זכויות.
• הנציגות תהיה  מעורבת בשלבי תכנון הפרויקט, תעמוד בקשר עם  נציגי העיריה, היזם, עורך הדין המייצג והמפקח במהלך התכנון.
• הנציגות תלווה את הפרויקט בשלבי הביצוע, תדרוש עדכונים מהיזם, המפקח מטעם הדיירים ומעורך הדין המייצג.
• הנציגות תעדכן את בעלי הזכויות בשלבי ההתקדמות ובמידע מהותי, במספר דרכים אפשריות, לוח מודעות, דואר אלקטרוני, וואטצאפ ולוודא שכל בעלי הדירות מקבלים את המידע, כולל המתנגדים.