השלבים הראשונים בתחילתו של הליך התחדשות עירונית, הינם קריטיים ביותר להמשך התהליך. חשוב לזכור כי עסקת התחדשות עירונית היא בראש ובראשונה עסקה חברתית ויש לייצר אחדות דעות רחבה ככל הניתן ביחס לעסקה. השלב הראשון מתחיל בקיום אסיפה של בעלי הזכויות, קבלת החלטה עקרונית להתקדם לפרויקט ולאתר יזם פוטנציאלי לביצוע הפרויקט וכן גיבוש הסכמות עקרוניות ומינוי נציגות. יש צורך להביא את היוזמה לידיעתם של כל בעלי הזכויות בבניין או במתחם, כאשר לצורך איתור בעלי הזכויות ניתן להזמין באינטרנט נסח מרוכז מלשכת רישום המקרקעין או לקבל את האינפורמציה באמצעות שוכרי הדירות. הודעה על אסיפה שכזאת, אשר כוללת תאריך שעה מקום וסדר יום, תפורסם באופן גלוי לידיעת כל בעלי הזכויות וכן באמצעים דיגיטליים, אימייל, הודעות אלקטרוניות וכיוצ"ב. יש להזמין טלפונית, בעלי זכויות שאינם מתגוררים במתחם. יש להדגיש את חשיבות ההגעה לאסיפה ואת העובדה שתבחר נציגות, אשר תייצג את כלל הדיירים ותשפיע מהותית על התהליך. לא תמיד בעלי זכויות מבינים את חשיבותה של האסיפה הראשונית ומאוחר יותר, אי-השתתפותם מהווה מכשול בדרך להסכמות. במסגרת פרוטוקול הדיירים אשר יופץ לאחר כתיבתו וחתימתו לכלל בעלי הזכויות, בעלי הזכויות מצביעים ומאשרים ברוב קולות, כי הם מעוניינים לבצע בבית המשותף או במתחם פרויקט התחדשות עירונית מסוג פינוי בינוי והם בוחרים בחברי נציגות לצורך קידום הפרויקט. יש להבהיר לבעלי זכויות קשישים או שאינם דוברי השפה, את מהות הישיבה ואת זכויותיהם במסגרת העסקה ובמידה הצורך לתרגם להם את הנקודות לדיון והפרוטוקול לשפתם.
שלבים בקיום וניהול אסיפה לקראת הצבעה ביחס לפרויקט פינוי בינוי. מדובר כמובן בהמלצה בלבד וכל קבוצת דיירים רשאית להתנהל באופן אחר, יחד עם זאת, רצוי שהתוצאה הסופית תהיה זהה.
- סבב הכרות קצר על מנת להכיר את בעלי הזכויות, לרוב אלו שאינם מתגוררים בבית המשותף או כאלו שרכשו דירה בבנין להשקעה ודירתם מושכרת.
- הצגת המידע שנאסף בבדיקות מקדימות ברשות המקומית. מידע זה כמובן הוא ראשוני ונשען על נתונים שניתן למצוא באתר מנהל ההנדסה של הרשות המקומית או לקבל בפגישה מקדימה של מהנדס רישוי. כמובן שעדיף היה להיוועץ בשלב זה עם אדריכל, אולם לרוב מדובר בהוצאה כספית שהדיירים לא מוכנים להוציא בשלב זה.
- הצגת האפשריות הרלוונטיות. יש להציג אופציות נוספות לפרויקט פינוי בינוי, דוגמת התחדשות בניינית ולהסביר קצת על אופי הפרויקטים השונים, משך התכנון, משך הביצוע, יתרונות וחסרונות, מה קורה בזמן הבנייה, רוב נדרש לביצוע הפרויקט.
- הצגת התמורות האופייניות במסלולי הפרויקטים השונים. שוב, מדובר כמובן במידע ראשוני שאינו מדוייק, אשר נשנען על נתונים חיצוניים ראשונים או יזמים שפנו לבעלי הזכויות, אבל לפחות ניתנת אינדיקציה ראשונית לבעלי הזכויות לגבי היתכנות של פרוייקט בבית המשותף.
- אפשרות לכל בעלי הדירות להציג את עמדתם בנושא. חשוב לתת פתחון פה לכלל הדיירים ולייצר שיח הוגן ורחב ככל הניתן, השתקת דיירים או השתלטות על השיח על ידי מי מהדיירים, עלולה לייצר כיסי התנגדות מעכבים בבית המשותף.
- בחירת הנציגות, רצוי לקבוע מספר אי-זוגי של חברי נציגות על מנת לייצר מנגנון של הכרעה ולוודא שכל בעל דירה ירגיש מיוצג. בבניין בעל מספר כניסות, ראוי שיהיה מייצג מכל כניסה ורצוי שיהיה מייצג מסוגים שונים של דירות. שלב זה הנו שלב קריטי וחשוב מאוד, על מנת למנוע תסכול מקרב בעלי הדירות והפיכתם לסרבנים שלא לצורך.
- בחירת יועץ משפטי, יכולה להתקיים באסיפה הראשונה, אם עורך הדין כבר ליווה את הדיירים קודם לאסיפה והם מעוניינים להמשיך ולהשתמש בשירותיו, או לבחור עורך דין מייצג בשלב הבא לאחר ביצוע פניה ובדיקה למספר עורכי דין, אבל רצוי שזה אכן יהיה השלב הבא על מנת שילווה אותם כבר מתחילת התהליך.